إدارة الوقت - قارِبوا

أصبح الوقت الحالي يمر مرورا سريعا لا نلاحظه إلا بعد فواته.

وأحيانا لا يكون لدينا الوقت الكافي لفعل كل ما نريد.

هنا يأتي دور تنظيم وإدارة الوقت للإستفادة والإنجاز بشكل فعال.

إدارة الوقت هي إحدى الصفات الأساسية للناجحين، وهي من أهم الأدوات الأساسية للإنضباط الذاتي المؤدي إلى النجاح.

القاعدة تقول :”كل دقيقة تقضيها في التخطيط توفر عليك عشر دقائق في التنفيذ”.

كل منا أدرى بوقته وهو أحق بأن ينظم وقته بالطريقة التي يراها مناسبة طبقًا لظروفه.

وأهم شئ في إدارة الوقت هو وضع حد أدني وحد أقصى لكل مهمة من المهام التي تريد إنجازها.
فإن كانت عندك الحماسة؛ تنجز الحد الأقصى، وإن أصابك فتور؛ لا تقل عن الحد الأدنى.

هناك بعض المهارات التي تساعد على ذلك، منها :

مراقبة الوقت

قبل كل شيء عليك أن تراقب وقتك جيدا وتعرف كيف يسير يومك… في الأغلب ما الذي تفعله خلال اليوم… عليك معرفة كيف يسير وقتك تفصيلا ولمدة اسبوع بعد ذلك تبدأ في التخطيط والتنفيذ.

أهم شئ في كل ذلك الإلتزام و المرونة ووضع دائما خطة بديلة، فالظروف التي يمر بها الإنسان قد تتغير من حين لآخر.

تحديد الأهداف

فمن العبث أن يكون التخطيط لتنظيم الوقت ليس للوصول إلى هدف معين تريد الوصول إليه.

لذا تحديد الأهداف والمهام، وترتيبها حسب الأهمية والأولوية؛ شئ مهم.

فمن المهام ما هو عاجل مهم، ومنها ما هو عاجل غير مهم، ومنها ماهو آجل مهم، ومنها ما هو آجل غير مهم.
ويمكن توضيح ذلك عبر مصفوفة الأولويات (مصفوفة أيزنهاور)

هذه المصفوفة كما هو موضح بالصورة مقسمة إلى أربعة أجزاء :

الربع الأول: مهمة هامة وعاجلة …
عليك فعلها.
وهذه المهام هي التي يكون لها وقت زمني محدد لتنفيذها وإلا سيترتب على عدم تنفيذها عواقب لذا عليك الإسراع بتنفيذها.

الربع الثاني: مهمة هامة غير عاجلة…
عليك أن تقرر ماذا ستفعل من أجلها من حيث الوقت والمدة.

الربع الثالث:مهمة غير مهمة ولكنها عاجلة…
وهذا الربع هو الذي بسببه تحصل كل المشاكل.
فكثير من المهمات بسبب أنها عاجلة نظن أنها مهمة، ولكنها في الحقيقة غير مهمة على الإطلاق. هذا الربع هو من أكثر الأسباب شيوعا في تضييع الوقت.
الحل الأنسب لهذا النوع هو إما الرفض أو التفويض.
والتفويض بمعنى أن تعطي هذه المهمة لشخص آخر يقوم بها. وهنا دور العمل الجماعي. ولكن عليك متابعة الأمر معه بطريقة أو بأخرى حتى تتم المهمة كما ينبغي.

الربع الرابع: وهي مهمة غير هامة وغير عاجلة…
عليك في هذه الحالة إلغائها وتجاهلها فغالبا ستكون مضيعة للوقت.

تحديد الفترة الزمنية

لكل مهمة من المهام وقت محدد وفترة زمنية يمكن أن تنجز خلالها. لذلك عليك أن تحدد لكل مهمة وقتها تحديدا دقيقا حتى لا تأخذ اليوم بأكمله تقوم بمهمة واحدة ولا تنجز باقي المهام.
إن تحديد وقت محدد لإنهاء مهمة معينة قد يكون حافزا لإنجاز المهمة. وبمجرد انتهاء الوقت المخصص للمهمة عليك الإنتقال للمهمة التالية.

قليل دائم خير من كثير منقطع

قال الرسول -صلى الله عليه وسلم-: “أحب الأعمال إلى الله: أدومها وإن قل” عليك أن تحدد عمل واحد بداية تنتظم عليه لمدة محددة ولتكن شهر مثلا وكذلك تحدد عادة سيئة واحدة تجتهد حتى تتخلص منها، تلتزم بذلك حتى يصبح الأمر من ضمن الأساسيات لديك ثم تنتقل لعمل آخر وعادة أخرى كل ذلك طبعا مع أداء المهام اليومية الملحة التي لا تتطلب تأخير لكن يكون التركيز الأكبر على ما تم تحديده من عمل جيد وعادة سيئة.

فرّق تسد

عليك أن تقسم المهمة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة تنتهي من كل جزء على حدى حتى تشعر بالإنجاز فنظرتك لمهمة ما على أنها كبيرة سيكون أحد المعوقات لأدائها وقد يكون سبب في تأجيلها لذلك التقسيم هو الحل

الالتزام

الالتزام مهم جدًا في مسألة إدارة الوقت والاستفادة منه وإلا فما فائدة الخطة إذا لم يتم الإلتزام بها.

“مشوار الألف ميل يبدأ بخطوة” الآن الآن عليك البدأ.

التدوين أو الشطب

إن دونت إنجازاتك في اليوم… أو قمت بشطبها من مذكرتك… سينعكس ذلك عليك فسيكون دافعا لك لمزيد من الإنجاز ومحفزا لك لإنجاز ما لم يتم إنجازه.

إدراك حقيقة الوقت

بعد كل هذا أحب أن أوضح لكم حقيقة مهمة جدا…
الوقت لا يحتاج إلى إدارة أو إلى تنظيم، لأن الوقت في حد ذاته منظم…

اليوم عبارة عن ٢٤ ساعة … والساعة ٦٠ دقيقة …
هذه ثوابت لا تتغير!

هل رأيت يوما صار أكثر أو أقل من هذه ال ٢٤ ساعة ؟!

بالطبع لا!!

لذا، الذي يحتاج إلى تنظيم وإدارة هو أنت!

نعم. أنت نفسك الذي يحتاج إلى الادارة والتنظيم والإستفادة بكل دقيقة تمر وكل ساعة تنقضي.

لأن هذا الوقت هو نعمة يجب الحفاظ عليها… لأنك ستُسأل عنها …

قال رسول الله صلى الله عليه وسلم: (نِعْمَتانِ مَغْبُونٌ فِيهِما كَثِيرٌ مِنَ النَّاسِ: الصِّحَّةُ والفَراغ)

قال رسول الله صلى الله عليه وسلم: -( لا تزولَ قدَما عبدٍ يومَ القيامةِ حتَّى يسألَ عن عُمُرِهِ فيمَ أفناهُ ؟ وعن علمِهِ فيمَ فعلَ فيهِ ؟ وعن مالِهِ مِن أينَ اكتسبَهُ ؟ وفيمَ أنفقَهُ ؟ وعن جسمِهِ فيمَ أبلاهُ).